Gestione avanzata dei documenti: applicazione delle Form, conversione in PDF e PostScript

La gestione avanzata dei documenti introduce la possibilità di convertire gli stessi dal formato testo originale in formato PDF o PostScript.
La stampa e la conversione dei documenti possono avvenire con o senza l'applicazione di una Form.

Una Form (letteralmente modulo) può consistere in grafica (linee, riquadri, retini, immagini monocromatiche, ecc) utile per rappresentare un tracciato o in un'immagine di background sempre rappresentante un tracciato.
In entrambi i casi al modulo grafico (Form) si va a sovrapporre il testo del report opportunamente elaborato.

Il documento così assemblato viene riprodotto, su stampante o in un file nello spool, direttamente nel formato di output previsto (PDF o PostScript).

L'applicazione delle Form risulta particolarmente indicata per la riproduzione dei documenti commerciali (ordini, DDT, fatture, estratti conto); ma anche nel caso di documenti contabili e amministrativi (registri IVA, libro giornale, partitari contabili, ecc.) e del reporting interno si propone come uno strumento utile per il miglioramento della qualità e della portabilità del layout di stampa.

Nel modulo applicativo sono previsti tre diversi tipi di Form, corrispondenti ai tre livelli di implementazione della soluzione:

Livello 1 - Applicazione di Form Generiche

Le Form Generiche si applicano in fase di conversione tra i formati e sono finalizzate ai layout ordinari del reporting. Queste Form, una per ogni formato di conversione (PostScript e PDF), sono normalmente semplici e prevedono oltre all'aggiustamento delle font ed alla rotazione dell'immagine di stampa, minimi interventi di grafica utili per migliorare la leggibilità e l'aspetto del reporting.

Ogni utente potrà indicare quale tra le Form Generiche disponibili incontrino maggiore gradimento, così come sarà possibile inserire un proprio logo aziendale.

Livello 2 - Applicazione di Form Standard

Le Form Standard sono applicate al reporting che non richiede personalizzazioni collegate a documenti commerciali dell'azienda come registri IVA, libro giornale, partitari, brogliaccio dei documenti, ecc..

Queste Form presentano un livello di affinamento grafico più specifico in funzione del report in elaborazione; sono predisposte direttamente da ADEL S.r.l. e possono essere applicate o meno in funzione delle esigenze dell'azienda utente.

Il Livello 2 rappresenta la naturale evoluzione del precedente, con questa implementazione le Form diventano più complesse e sono abbinate alla singola tipologia di report da migliorare graficamente.

Allo stato attuale di sviluppo le Form Standard sono previste per:

• i Partitari o Schede Contabili;
• i Registri IVA e il Libro Giornale;
• gli Estratti Conto Clienti o Fornitori;
• i Brogliacci dei documenti emessi o ricevuti;
• le Statistiche.

Livello 3 - Applicazione di Form Personalizzate

Le Form Personalizzate sono finalizzate alla creazione dei documenti commerciali (ordini, DDT, fatture, ecc.) in grado quindi di integrare qualità grafiche importanti, per logo e immagini, a soluzioni monocromatiche o a colori.

Come indicato in precedenza l'applicazione delle Form può essere particolarmente utile per la realizzazione dei documenti commerciali a modulo discreto che, se non fiscalmente prenumerati, sostituiscano i moduli continui prestampati.

La conversione dei report e l'applicazione delle Form Generiche è possibile attraverso la procedura di gestione dello Spool di Stampa mediante l'utilizzo del comando Tool_Box per mezzo del quale si accede ai comandi di manutenzione, da qui con il comando Convert si può procedere alla creazione del nuovo formato del report con l'eventuale applicazione delle Form Standard o Personalizzata.

La conversione dei report e l'applicazione delle Form Standard o Personalizzate può essere richiesta dall'operatore anche al momento della realizzazione del report nella procedura specifica.

Diversamente dalla conversione finalizzata alla riproduzione del modulo Gea Printer Service, queste operazioni producono un nuovo file nel formato richiesto da visualizzare, stampare o spedire via e-mail.

Questi file possono essere visualizzati sui PC o sulle Workstation grafiche mediante il software disponibile sul web (ad esempio GhostView per i file PostScript); nel caso di file in formato PDF ovviamente il più indicato è Acrobat Reader di Adobe.

L'installazione del Livello 3 è necessaria qualora si intenda utilizzare anche il modulo software:

Invio per e-mail di documenti commerciali, di materiale pubblicitario o promozionale e di reporting

Gestione avanzata dei documenti

versione Light

La soluzione in versione Light, pur mantenendo finalità operative simili, si limita a produrre automaticamente i report anche in formato PDF con l'applicazione di Form Generiche in modalità ancora più semplificate.

Non è altresì prevista l'applicazione di Form Standard o Personalizzate.

In sostanza al momento della creazione il report è realizzato contestualmente in formato testo nello Spool di Stampa e in formato PDF in una apposita cartella resa disponibile sulla LAN Aziendale con il nome PDF Spool su Geade Server.

I file così prodotti possono essere gestiti dalle stazioni di lavoro collegate alla LAN aziendale sia per la visualizzazione, che per la stampa con gli strumenti software residenti su ciascuna stazione.

La versione Light si propone come un approccio semplice ed economico per l'ingresso nella soluzione Gea FormDoc & PDF Service e può essere in un momento successivo, senza perdita dell'investimento, ampliata con l'adozione dei livelli indicati per la soluzione completa.