Il modulo è in grado di gestire la trasmissione in via telematica dei dati della contabilità di uno o più depositi commerciali di prodotti energetici, oli lubrificanti e bitumi secondo i tracciati predisposti dall'Agenzia delle Dogane.

La procedura prevede una prima fase di impostazione dei dati necessari alla successiva gestione dei flussi telematici, in particolare per la corretta classificazione dei prodotti.

A supporto degli utenti è anche disponibile, integrata nel database, la visualizzazione delle principali tabelle dell'Agenzia delle Dogane.

Di seguito si devono inserire i dati relativi all'iscrizione dell'Azienda utente al Servizio Telematico Doganale .

Nella figura precedente è anche evidenziata la circostanza di un cambio di registro in corso di esercizio, situazione che la procedura è in grado di gestire completamente.

La procedura è operativa, per il primo periodo in ambiente di prova, e dalla data di obbligo in ambiente reale.

Durante la gestione dei documenti, sia emessi che ricevuti, viene richiesta conferma della causale di movimentazione

Mensilmente l'utente provvede alla verifica dei dati contabili di cui è prevista la trasmissione mediante una semplice procedura di reporting, che evidenzia eventuali anomalie o incongruenze dei dati presenti in archivio.

La fase di creazione del flusso risulta agevole in quanto all'operatore è richiesto di inserire oltre al codice del deposito in elaborazione, la tipologia dei prodotti cui si riferisce il flusso e la data di movimentazione fino alla quale trasmettere la contabilità.

Contemporaneamente alla creazione del flusso la procedura prepara nello spool il report dei dati inviati.

Il file da trasmettere viene creato in una cartella specifica disponibile sulla rete aziendale, da qui può essere prelevato ed inviato collegandosi al sito dell'Agenzia delle Dogane.

Di ogni preparazione di flusso sono memorizzate le caratteristiche generali e il riepilogo dei record predisposti, questi dati possono essere visualizzate con l'apposita procedura.

E' anche possibile visualizzare il contenuto dei flussi già inviati per controllo o per la verifica di eventuali rettifiche da inviare.

Il comando Zoom consente l'interrogazione in dettaglio di ciascuna transazione inviata.

Gestione degli Esiti e Correzioni dei Flussi

La procedura di Manutenzione ai Flussi consente di inserire gli esiti, introdurre eventuali correzioni sui record con errori segnalati dall'Agenzia delle Dogane, predisporre il flusso delle correzione.

Nell'esempio delle figure successive il flusso inviato presentava un errore 47 - Causale non congruente con il tipo documento sul campo 26 del record 12.

La procedura di manutenzione consente di individuare agevolmente il record e di procedere alla modifica della causale di movimentazione.

Completate le correzioni la procedura carica automaticamente le giacenze da ritrasmettere a causa del record scartato e chiede la conferma per la creazione contestuale del flusso.

Sempre nell'ambito della procedura di Gestione della Manutenzione ai flussi è possibile annullare l'ultimo flusso predisposto al fine di poter introdurre variazioni o integrazioni e rieseguire successivamente la creazione del flusso telematico.

Controllo delle Giacenze e Rettifiche dei Flussi

Oltre al modulo base per la telematizzazione delle accise sono disponibili anche due procedure aggiuntive.

La prima permette un'agevole riconciliazione dei flussi trasmessi con il registro cartaceo.

Questo perchè anche considerando, come esplicitamente riportato sulla circolare dell'associazione di categoria del 11 novembre 2008, che il processo di telematizzazione abbia come obiettivo finale l'eliminazione della tenuta cartacea dei registri, sarà comunque necessario verificare la rispondenza delle giacenze inviate con quanto riportato sui registri vidimati dall'Agenzia delle Dogane.

Lo scopo della procedura è duplice:

• verificare la congruenza delle giacenze trasmesse con il registro cartaceo;
• riscontrare eventuali necessità di rettifica ai flussi in precedenza inviati.

La visualizzazione è operata con le modalità di un foglio elettronico con lo scorrimento laterale delle colonne e per ciascuna categoria fiscale di prodotto, ovvero colonna di registro, viene sviluppata la giacenza giornaliera.

Come di consueto a supporto della visualizzazione è prevista una funzione di report.

La seconda consente la gestione delle rettifiche ai flussi in precedenza inviati.

L'operatività è relativamente semplice e rispetta le regole di processo previste dall'Agenzia delle Dogane, negli esempi delle figure successive si procederà all'inserimento di un carico di prodotto ed alla conseguente rettifica della giacenza di fine giornata.

Richiamato il flusso, nell'esempio della figura precedente quello contenente la movimentazione del giorno 10 maggio 2012, si procede all'aggiunta del carico non precedentemente inviato.

Considerato che l'inserimento varia la giacenza giornaliera è necessario procedere all'inserimento del record di giacenza nel flusso e se necessario modificare tutte le giacenze successive della stessa colonna.

Il riassunto delle rettifiche apportate al flusso inviato e relative al 10 maggio 2012 è riepilogato nella figura successiva.

In base alle rettifiche che andranno ad essere trasmesse il flusso risulterà modificato, nell'archivio dell'Agenzia delle Dogane, come illustrato nella figura successiva.

Proseguendo nell'esempio, all'invio del primo flusso successivo questo ingloberà automaticamente i record di rettifica, ben evidenziati sia nell'interrogazione dello stesso che nel report di verifica e di certificazione di dati del flusso.

Le rettifiche ai flussi possono altresì riguardare anche dati della transazione che non modificano la giacenza giornaliera quali la causale di movimentazione, la posizione fiscale o i riferimenti ai documenti.

La procedura è idonea a gestire tutte le tipologie di rettifica attualmente previste dall'Agenzia delle Dogane.

Approfondimenti

 Note sulla corretta classificazione dei prodotti

 Note per la gestione delle rettifiche ai flussi precedentemente trasmessi

Nota sull'introduzione delle Causali di Movimentazione in Ordini e Documenti