FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
La procedura è in grado di assolvere all'obbligo di fatturazione in forma elettronica nei confronti delle Amministrazioni dello Stato introdotto dalla Finanziaria 2008.
Tale obbligo decorre per Ministeri, Agenzie Fiscali ed enti nazionali di previdenza a partire dal 6 giugno 2014, mentre la stessa disposizione si applicherà, dal 31 marzo 2015, ai restanti enti nazionali e alle Amministrazioni Locali (regioni, comuni, agenzie, enti pubblici, ecc.).
L'obbligo ricorre per tutti gli operatori economici, cioè i fornitori di beni e servizi alle Pubbliche Amministrazioni, che in conseguenza sono tenuti alla compilazione/trasmissione delle fatture elettroniche e all'archiviazione sostitutiva prevista dalla legge.
Il modulo applicativo realizzato, denominato Fatturazione Elettronica P.A. e collocato nella sezione Documenti Emessi, risponde alle esigenze normative sopra evidenziate.
Le procedure realizzate sono in grado di gestire l'intero ciclo operativo della fattura elettronica, dalla simulazione per il controllo degli errori alla creazione del flusso reso disponibile in una cartella condivisa sulla rete aziendale.
All'utente rimane l'onere di firmare elettronicamente il flusso prodotto e inviarlo a mezzo posta elettronica certificata (PEC) o tramite il Sistema di Interscambio (SDI) con l'Agenzia delle Entrate dopo aver acquisito le credenziali di accesso.
- Attivazione dell'invio della Fattura Elettronica per un Cliente P.A.
Per attivare la Fatturazione Elettronica nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni servite dall'Azienda è sufficiente inserire il Codice Univoco Ufficio, denominato anche Codice IPA, nell'anagrafica cliente.
Dal momento dell'inserimento del Codice IPA le fatture emesse dovranno essere inviate con il flusso telematico.
È opportuno che l'operatore che esegue la modifica si accerti anche, nelle specifiche sezioni di anagrafica, che i dati fiscali (Partita IVA e Codice Fiscale), la Condizione di Pagamento, la Banca di incasso siano correttamente codificati al fine di evitare la segnalazione di anomalie in fase predisposizione del flusso telematico
- La Gestione Documenti e la Fatturazione Elettronica P.A.
Le procedure di gestione dei documenti emessi, in particolare quelle relative alle fatture immediate e differite, non presentano sostanziali differenze nel caso sia coinvolto un Cliente con fatturazione elettronica attivata.
Come prestazione specifica sono presenti i controlli sulla completezza dei dati richiesti dalle norme tecniche per la trasmissione della fattura elettronica; le anomalie segnalate non sono bloccanti, ma hanno lo scopo di indicare all'operatore quali informazioni debbano essere integrate prima della creazione del flusso.
Una seconda variante, attiva solo in presenza di Cliente con fatturazione elettronica, collocata nella maschera contenente le spese, consente l'inserimento di CUP (Codice Unico Progetto), CIG (Codice Unico Gara) e gli estremi dell'ordine pervenuto e/o del contratto/convenzione in essere con l'Amministrazione Pubblica.
In generale le informazioni da inserire sono comunicate dall'Amministrazione Pubblica che effettua l'ordine.
Non sempre è richiesto l'inserimento di tutte le informazioni presenti in maschera, ad esempio: il codice CUP è necessario solo se la fornitura è collegata all'appalto di un'opera pubblica (strade, ferrovie, ecc.); il codice CIG se la fornitura è stata affidata tramite una gara ad evidenza pubblica.
Si sottolinea come l'operatore debba prestare particolare attenzione alla tipologia dell'ordinativo della fornitura (ordine, contratto, ecc.) questo per evitare ritardi nei tempi del pagamento.
Completato l'inserimento del documento, nella prima maschera risulta evidente la particolarità della fattura destinata ad un invio elettronico.
Allo stesso modo una volta creato il flusso l'operazione eseguita viene resa evidente nel campo Fasi/Stati e memorizzata nell'History del documento.
Nulla cambia nel resto delle fasi del ciclo di gestione dei documenti emessi, dalla Protocollatura e Stampa alla Contabilizzazione; in sostanza la creazione del flusso si inserisce parallelamente al ciclo principale in modo simile all'invio delle fattura per e-mail.
- Il Reporting di Controllo e di Riepilogo delle Fatture Elettroniche P.A.
In fase di impostazione è possibile selezionare i documenti per: sigla documento, periodo di emissione, range di protocolli e cliente destinatario.
Con questi criteri di selezione, identici a quelli presenti nella fase di creazione del flusso, l'operatore può suddividere le fatture da inviare in funzione delle esigenze e/o priorità di spedizione.
Sono previste tre opzioni di stampa di cui due, la prima e la terza, sono finalizzate al riepilogo storico delle fatture coinvolte dall'invio telematico; mentre l'opzione due (Solo le Fatture PA Non Inviate) prevede il controllo formale dei dati e la segnalazione di eventuali anomalie di transcodifica e/o contenuto prima di creare il flusso.
La diagnostica verifica anche la completezza dei dati aziendali collegati, dei dati fiscali del soggetto destinatario e la correttezza delle transcodifica dei Codici IVA presenti nella fattura.
Le anomalie riscontrate sono riportate in modo esplicito nel report prodotto dalla procedura.
- La Creazione dei Flussi di Fatture Elettroniche P.A.
Impostati gli estremi di selezione l'elaborazione produce, nell'apposita cartella condivisa sulla LAN aziendale e denominata FATTURA_PA, tanti file di flusso quanti sono i soggetti destinatari della selezione impostata.
Il file, il cui nome rispetta la regola di composizione prevista dalle norme tecniche, è costruito con la sigla IT seguita dalla Partita IVA dell'Azienda emittente e completata da un Progressivo automatico, contiene una, o più fatture elettroniche, destinate allo stesso Cliente.
L'abbinamento del Progressivo assegnato al flusso con il Cliente è indicato nel report prodotto contestualmente al flusso.
L'ordine di creazione dei flussi, così come l'ordinamento delle stampe, si basa sul valore del campo Codice IPA inserito nell'anagrafiche del Cliente.
I file presenti nella cartella possono essere visualizzati e/o stampati direttamente sulla stazione di lavoro, in quanto negli stessi è presente il link al foglio di stile del sito ufficiale della Fatturazione Elettronica.
- La Verifica dei Flussi di Fatture Elettroniche P.A.
L'utente può, per propria sicurezza, verificare la correttezza, visualizzare e stampare il contenuto della fattura elettronica collegandosi al sito specifico per la Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione alla sezione Strumenti.
La pagina della Sezione Strumenti
L'esito della verifica
I flussi di fatture elettroniche debitamente sottoscritti con firma digitale andranno infine inoltrati per Posta Elettronica Certificata (PEC) o attraverso il portale del Sistema di Interscambio (SDI).
- La Manutenzione dei Flussi di Fatture Elettroniche P.A.
Con la procedura è possibile annullare un flusso per, ad esempio, ricrearlo separando o aggregando le fatture destinate al Cliente ed emesse nel periodo.
Visualizzare gli estremi delle fatture trasmesse con uno specifico flusso.
Gestire il feedback della trasmissione compilando la sezione Receipt in base ai messaggi ricevuti dal gestore della trasmissione (Agenzia delle Entrate).
- Journal dei Flussi della Fatturazione verso la Pubblica Amministrazione
Il modulo applicativo è corredato di una procedura di memorizzazione delle operazioni e delle anomalie riscontrate (journal) collegate ai flussi di fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazione.
Nel journal sono anche evidenziate le creazioni interrotte per incompletezze, non corrette dall'analisi del reporting illustrato in precedenza, dei dati presenti nella fattura da predisporre in formato elettronico.
Norme di riferimento per la creazione dei file di flusso
I file di flusso prodotti sono conformi alle Specifiche Tecniche
Operative del Formato della Fattura del Sistema di Interscambio - Versione 1.2.1.
Per approfondire la conoscenza sul Sistema di Interscambio (SDI) può risultare utile consultare la sezione Operatori Economici del sito Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione.
Documentazione di supporto:
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