Rev. 05/2014

Mailing Documentazione per Agenti

  

Il progressivo passaggio della trasmissione dei documenti dalla forma cartacea a quella "digitale" coinvolge evidentemente anche quella particolare categoria di fornitori che sono gli agenti o rappresentanti di commercio, includendo tra questi anche i funzionari interni di vendita.
In questo quadro è richiesto che una parte del reporting aziendale possa essere inviato per e-mail alla forza vendita, sia per la parte riguardante le proprie competenze che, più in generale, quale documentazione di ausilio alle vendite.
L'insieme delle esigenze evidenziate ha portato alla realizzazione una procedura di sender mail dedicata agli agenti in grado di rispondere alle problematiche poste.

La procedura è in grado di inviare sessioni di e-mail destinate agli agenti contenenti in allegato:

  • copie delle fatture di competenza (c.d. veline);
  • prospetto di calcolo delle provvigioni di competenza;
  • report generali contenenti listini, statistiche, riepilogo scoperti e scaduti per cliente ed ogni altra informazione di interesse dell'agente.

La Gestione del Mailing relativo agli Agenti è integrata nell'ambiente gestionale e, attraverso il software Sender Mail, permetta di inviare la più varia documentazione in forma automatica ai fornitori-agenti per i quali è stato impostato il relativo servizio (AGENTE).

 

La predisposizione degli allegati è ovviamente differenziata per ciascuna delle tipologie di documenti inviabili, mentre risulta comune il percorso di acquisizione e manutezione delle code di invio.

E' possibile predisporre i diversi allegati separatamente e acquisirli con un'unica sessione di "imbustamento" (Sealing) per ottenere l'invio di una sola e-mail all'agente con allegati, ad esempio, la copia delle fatture e il prospetto di calcolo delle provvigioni del periodo.

Le operazioni da compiere per l'invio della documentazione agli agenti, pur diffrenziate per tipologia, sono semplici e completamente guidate.

  

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Predisposizione invio delle copie fattura (c.d. veline)

Attraverso la funzione di ristampa delle copie fatture per agente è possibile predisporre la coda di invio di questi documenti.

 

 

  

  

Predisposizione invio del prospetto di calcolo delle provvigioni

Attraverso la funzione di ristampa del prospetto di calcolo provvigioreè possibile predisporre la coda di invio di questi prospetti che si potrà aggregare a quella precedentemente predisposta per le copie fattura.

 

 

   

 

  

  

Inserimento di report statistici

Le modalità di predisposizione dell'allegato da inviare sono analoghe a quelle previste per il Mailing Commerciale, è cioè sufficiente collocare il documento nella sub-cartella, condivisa sulla LAN aziendale denominata (Agenti/codice_agente).

Nell'esempio a fianco sono stati aggiunti due report: una statistica e il riepilogo scoperti e scaduti per cliente.

 

 

    

 

   

2

Nella procedura specifica mediante il comando  di "imbustamento" (Sealing) si acquisiscono una dopo l'altra le code dei documenti da inviare.

 

 

 

   

L'utente può, mediante appositi comandi, intervenire per sospendere o annullare gli invii predisposti automaticamente.

E' possibile aggiungere la reportistica generale alla sessione, selezionando per prima cosa l'agente in modo da rendere disponibile l'elenco dei documenti inviabili e a seguire l'allegato da includere.

  

 

 

 

 

   

3

L'operazione si conclude con l'invio vero e proprio delle e-mail presenti nella lista (Forwarding).

  

 

 

 

  

L'invio dell'estratto conto è ripetibile ad ogni sessione di stampa, non è previsto alcun controllo sui documenti inviati è però presente un journal che memorizza gli ultimi invii eseguiti.

 

La e-mail sarà infine visualizzata dal ricevente con le modalità previste dal gestore di posta installato sulla stazione di lavoro.

   

   allegato calcolo provvigioni       allegato statistica                               

Form Generiche: stampa di una statisticaForm Generiche: stampa di una statistica

 

allegato scoperti e scaduti clienti

Form Generiche: stampa di una statistica