Mailing Ordini a Fornitori e Conferme d'Ordine Clienti
La Gestione del Mailing relativo agli Ordini a Fornitori e alle Conferme d'Ordine Clienti è integrata nell'ambiente gestionale e, attraverso il software Sender Mail, permetta di inviare gli ordini o le conferme in forma automatica ai fornitori o clienti per i quali è stato impostato il relativo servizio (ORDINE per fornitori - CONFORDINE per clienti).
Per la spedizione di questa tipologia di documenti sono previste due modalità:
-
immediata, in pratica contestuale alla fase di inserimento del documento;
-
differita, mediante una procedura di stampa che crea la lista di invio e la collegata fase di spedizione della coda così predisposta.
Le due modalità possono essere contemporaneamente attive sullo stessa tipologia di documento, in altre parole anche con predisposta la possibilità di inviare il documento all'atto dell'inserimento qualora l'utente non confermi l'invio lo stesso documento rimane elaborabile in modalità differita.
Come esempio della funzionalità della procedura sono illustrati nel seguito l'invio in modalità immediata di un Ordine a Fornitore e la predisposizione con invio successivo in modalità differita di una serie di Conferme d'Ordine a Cliente.
Invio della e-mail in modalità immediata
Completato l'inserimento dell'ordine ed eseguita la fase di stampa, se prevista dalle impostazioni documento, appare a piede maschera la richiesta di conferma per l'invio dell'e-mail.
Confermato l'invio la procedura compila automaticamente il messaggio e procede alla spedizione dell'e-mail.
Invio della e-mail in modalità differita
Le operazioni da compiere per l'invio delle conferme d'ordine per e-mail in modalità differita sono semplici, simili a quelle previste per l'invio delle fatture e completamente guidate.
1
Attraverso la funzione di ristampa delle conferme d'ordine è possibile predisporre la coda di invio dei documenti.
2
Nella procedura specifica mediante il comando di "imbustamento" (Sealing) si acquisiscono le fatture da inviare.
L'utente può, mediante appositi comandi, intervenire per sospendere, annullare o aggiungere ordini nell'elenco predisposto dalla sessione di stampa.
3
L'operazione si conclude con l'invio vero e proprio delle e-mail presenti nella lista (Forwarding).
Ogni ordine produce una singola e-mail, è ammesso inviare lo stesso documento a più indirizzi dello stesso cliente.
La notizia dell'invio viene memorizzata nella storia del documento.
La conferma d'ordine viene inviata una sola volta, per riattivarne la spedizione è sufficiente introdurre una modifica nell'ordine e rieseguire la sessione di invio.
La e-mail sarà infine visualizzata dal ricevente con le modalità previste dal gestore di posta installato sulla stazione di lavoro.
 
|
