Mailing Fatture Clienti

Una delle specificità in cui la soluzione Gea Advanced Document Service dimostra la propria validità è la predisposizione delle fatture in formato PDF e il loro invio automatico per e-mail ai destinatari.

Soltanto a titolo di esempio si indicano alcuni parametri che concorrono a determinare il costo sostenuto dall'Azienda da sottoporre a valutazione di fronte alla messa in servizio del modulo Sender Mail Fatture.

Nella tabella precedente la colonna Handling si riferisce al lavoro degli operatori aziendali relativo  alla piegatura, imbustamento, affrancatura e consegna all'ufficio postale delle fatture da spedire.

La Gestione del Mailing Fatture è integrata nell'ambiente gestionale e, attraverso il software Sender Mail, permetta di inviare l'originale delle fatture emesse in forma automatica ai clienti per i quali è stato impostato il servizio (FATTURA).

Le operazioni da compiere per l'invio delle fatture per e-mail sono semplici e completamente guidate.

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Attraverso la funzione di ristampa delle fatture è possibile predisporre la coda di invio dei documenti.

Nella lista di invio sono inclusi solo i clienti per i quali è stata predisposta la modalità di spedizione delle fattura a mezzo e-mail.

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Nella procedura specifica mediante il comando  di "imbustamento" (Sealing) si acquisiscono le fatture da inviare.

L'utente può, mediante appositi comandi, intervenire per sospendere, annullare o aggiungere fatture all'elenco predisposto dalla sessione di ristampa fatture.

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L'operazione si conclude con l'invio vero e proprio delle e-mail presenti nella lista (Forwarding).

Ogni fattura produce una singola e-mail, è ammesso inviare la stessa fattura a più indirizzi dello stesso cliente.

La notizia dell'invio viene memorizzata nella storia del documento.

Una fattura viene inviata una sola volta, è però possibile riattivarne la spedizione mediante un apposito modulo applicativo.

La e-mail sarà infine visualizzata dal ricevente con le modalità previste dal gestore di posta installato sulla stazione di lavoro.

Mailing Fatture Clienti

versione Light

La soluzione standard prevede l'installazione di due dei moduli componenti il software applicativo:

• Gea FormDoc & PDF Service al livello 3, per l'applicazione della Form e la conversione in PDF in fase di stampa fatture.
• Gea MailDoc Service per er la creazione della distinta di invio e la spedizione delle e-mail direttamente dal server gestionale.

Per promuovere l'utilizzo di questa soluzione è disponibile anche una versione Light del modulo applicativo, più economica ma ugualmente efficace, comprendente i due servizi essenziali per le necessità operative.

Viene installata la parte di Gea FormDoc & PDF Service limitatamente all'applicazione della Form Personalizzata concordata con l'Azienda utente.
La stampa delle fatture applica automaticamente la Form e converte il report in formato PDF.
Il file così ottenuto, collocato nella cartella Spool di Stampa su Geade Server disponibile sulla LAN aziendale, può essere visualizzato o stampato con gli strumenti residenti sul PC o sulla Workstation dell'utente.

Per la spedizione viene installato un sottoinsieme di Gea MailDoc Service limitato all'applicazione dell'invio delle fatture per e-mail con le caratteristiche operative illustrate all'inizio di questa pagina e risultato analogo.

La versione Light si propone come un approccio semplice ed economico per l'ingresso nella soluzione Gea MailDoc Service e può essere in un momento successivo, senza perdita dell'investimento, ampliata con l'adozione altri moduli per l'invio telematico dei documenti.