Mailing Fatture Clienti
Una delle specificità in cui la soluzione Gea Advanced Document Service dimostra la propria validità è la predisposizione delle fatture in formato PDF e il loro invio automatico per e-mail ai destinatari.
Soltanto a titolo di esempio si indicano alcuni parametri che concorrono a determinare il costo sostenuto dall'Azienda da sottoporre a valutazione di fronte alla messa in servizio del modulo Sender Mail Fatture.
Spedizione Fatture in modo tradizioneale e per e-mail - Elementi di costo a confronto |
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Handling |
Buste |
Bolli |
Modulo Continuo |
Nastro Stp o Toner |
Fatture per posta |
Si |
Si |
Si |
Copia interna + copia cliente |
Fatture per e-mail |
No |
No |
No |
Copia interna |
Nella tabella precedente la colonna Handling si riferisce al lavoro degli operatori aziendali relativo alla piegatura, imbustamento, affrancatura e consegna all'ufficio postale delle fatture da spedire.
La Gestione del Mailing Fatture è integrata nell'ambiente gestionale e, attraverso il software Sender Mail, permetta di inviare l'originale delle fatture emesse in forma automatica ai clienti per i quali è stato impostato il servizio (FATTURA).
Le operazioni da compiere per l'invio delle fatture per e-mail sono semplici e completamente guidate.
1
Attraverso la funzione di ristampa delle fatture è possibile predisporre la coda di invio dei documenti.
Nella lista di invio sono inclusi solo i clienti per i quali è stata predisposta la modalità di spedizione delle fattura a mezzo e-mail.
![](images/2303_dmf100_1.jpg)
2
Nella procedura specifica mediante il comando di "imbustamento" (Sealing) si acquisiscono le fatture da inviare.
L'utente può, mediante appositi comandi, intervenire per sospendere, annullare o aggiungere fatture all'elenco predisposto dalla sessione di ristampa fatture.
![](images/2303_dmf100_2.jpg)
3
L'operazione si conclude con l'invio vero e proprio delle e-mail presenti nella lista (Forwarding).
Ogni fattura produce una singola e-mail, è ammesso inviare la stessa fattura a più indirizzi dello stesso cliente.
La notizia dell'invio viene memorizzata nella storia del documento.
![](images/2303_dmf100_4.jpg)
Una fattura viene inviata una sola volta, è però possibile riattivarne la spedizione mediante un apposito modulo applicativo.
La e-mail sarà infine visualizzata dal ricevente con le modalità previste dal gestore di posta installato sulla stazione di lavoro.
![](images/2303_dmf100_5.jpg) ![](images/2303_dmf100_6.jpg)
Mailing Fatture Clienti
versione Light
La soluzione standard prevede l'installazione di due dei moduli componenti il software applicativo:
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Gea FormDoc & PDF Service al livello 3, per l'applicazione della Form e la conversione in PDF in fase di stampa fatture.
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Gea MailDoc Service per er la creazione della distinta di invio e la spedizione delle e-mail direttamente dal server gestionale.
Per promuovere l'utilizzo di questa soluzione è disponibile anche una versione Light del modulo applicativo, più economica ma ugualmente efficace, comprendente i due servizi essenziali per le necessità operative.
Viene installata la parte di Gea FormDoc & PDF Service limitatamente all'applicazione della Form Personalizzata concordata con l'Azienda utente.
La stampa delle fatture applica automaticamente la Form e converte il report in formato PDF.
Il file così ottenuto, collocato nella cartella Spool di Stampa su Geade Server disponibile sulla LAN aziendale, può essere visualizzato o stampato con gli strumenti residenti sul PC o sulla Workstation dell'utente.
![](images/2303_dmf100_light.jpg)
Per la spedizione viene installato un sottoinsieme di Gea MailDoc Service limitato all'applicazione dell'invio delle fatture per e-mail con le caratteristiche operative illustrate all'inizio di questa pagina e risultato analogo.
![](images/2303_dmf100_8.jpg)
La versione Light si propone come un approccio semplice ed economico per l'ingresso nella soluzione Gea MailDoc Service e può essere in un momento successivo, senza perdita dell'investimento, ampliata con l'adozione altri moduli per l'invio telematico dei documenti.
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