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Le Note Aziendali sono un vero e proprio block-notes centralizzato e collegato alla base dati, che permette agli operatori di inserire e/o consultare, sulla base delle abilitazioni previste dalla procedure di autenticazione, informazioni sui principali archivi di base (clienti, fornitori, banche, ecc.).
Il campo di utilizzo può essere decisamente vasto, ad esempio: l'attività commerciale presenta spesso la necessità di appuntare colloqui, trattative, quotazioni di prodotto emerse, ad esempio, nel corso di colloqui telefonici con i clienti.
Rispetto alle modalità tradizionali, agende o applicativi di produttività personale, la memorizzazione di queste informazioni nella base dati gestionale ne consente la centralizzazione, ma al contempo la condivisione e la disponibilità delle stesse per tutti gli operatori.
Non è facilmente definibile il concetto di "nota"; forse il paragone più calzante la associa al "post-it" quale foglietto adesivo e variamente colorato appiccicato al "documento" su cui, o per cui, è stato redatto.
Se si associa il documento ad un archivio del database gestionale e la nota al post-it il meccanismo di funzionamento della procedura appare certamente chiaro, mentre il contenuto delle Note è demandato alle esigenze e alla creatività dell'utente.
In via generale si possono indicare, quale suggerimento, le scelte adottate dagli utenti presso cui le procedure applicative sono in esercizio:
informazioni di carattere logistico in relazione alle modalità di consegna, i siti operativi e la loro collocazione, le persone da contattare, ecc.;
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informazioni sulla affidabilità del soggetto che possono essere inserite manualmente o create automaticamente dalle procedure gestionali attraverso implementazioni aggiuntive a quelle illustrate nella presente nota informativa e principalmente collegate ai Clienti (Rilevazione e Saldo Insoluto);
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informazioni sul rapporto commerciale in essere quali offerte, quotazioni di prodotto, trattative e loro risultati, valutazioni del personale commerciale sulle potenzialità del soggetto, ecc.;
- specifiche tecniche sulle caratteristiche dello stabile, piuttosto che prescrizioni su contratti, commesse o appalti.
In maniera equivalente non è predefinita la sequenza di memorizzazione delle informazioni nell'archivio reso disponibile, organizzato proprio come una successione di post-it o come un blocco note con la possibilità però per l'utente di riordinare, modificare o cancellare il contenuto dello stesso.
La gestione del testo inserito nelle Note, stante l'interfaccia a carattere dell'applicativo, non è propriamente assimilabile a quella di un "word processing" tradizionale, seppure siano previsti strumenti per l'evidenziazione delle informazioni (sottolineatura, lampeggio, ecc.) e la possibilità di riportare parti delle Note nei documenti emessi dall'azienda.
L'archivio delle Note collegate, ad esempio, al Cliente, o Fornitore, può essere gestito attraverso le procedure specifiche o nelle procedure applicative di uso generale laddove sia presente il comando Notes che consente l'accesso diretto alle procedure specifiche.
Sempre nelle procedure applicative di uso generale, unitamente al comando Notes, è presente il comando Quick_Notes, che consente invece di inserire una nota veloce e sintetica (della lunghezza di una riga) in maniera equivalente ad un "instant message" senza abbandonare la procedura in essere.
La tabella successiva riassume, al momento della stesura del presente documento, i programmi in cui la prestazione è disponibile.
Modulo |
Limitazioni |
| Interrogazioni Commerciali |
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| Gestione Fidi Clienti |
Nelle procedure di interrogazione e/o gestione della black-list |
Gestione Ordini
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| Evasione Ordini e Raggruppamento Documenti |
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| Gestione Documenti |
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| Revisione Righe Documenti |
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| Inquire Documenti |
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| Gestione Effetti |
Nella procedura di Manutenzione Effetti |
| Inquire Documenti |
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| Visualizzazione Partitari Contabili |
Nelle procedure relative a Clienti e Fornitori |
| Gestione Primanota |
Nelle transazioni che interessano Clienti e Fornitori |
| Gestione Partite Aperte |
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Documentazione di supporto:
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