Negli ultimi anni, molte aziende hanno deciso di adottare soluzioni software più moderne e visivamente accattivanti, abbandonando sistemi ERP consolidati e ottimizzati nel tempo.
Tuttavia, questo cambiamento, spesso dettato da logiche di mercato e innovazione, può portare a sfide operative significative per gli utenti finali, specialmente quando l’automazione e la semplificazione dei processi risultano insufficienti.
Un esempio emblematico è quello delle procedure "databasecentriche”, un termine che sottolinea come molte soluzioni moderne spostino la logica di processo verso il database e carichino l’operatore di scelte operative attraverso l’interfaccia.
Questo approccio contrasta con i sistemi tradizionali che incapsulano i parametri in causali e tabelle ben progettate, offrendo maggiore coerenza e robustezza nel "process flow".
I parametri che determinano il comportamento di una transazione vengono definiti e incapsulati a monte in fase di progetto, rendendo il flusso operativo deterministico e coerente.
Vantaggi:
Adatto per processi stabili: Ideale per aziende con prodotti e flussi consolidati nel tempo.
Svantaggi:
L’operatore è guidato attraverso l’interfaccia grafica da una serie di widget, flag e selezioni manuali che condizionano il flusso procedurale.
Vantaggi:
Svantaggi:
Le esperienze riportate dagli operatori nei sistemi moderni evidenziano alcune problematiche specifiche:
Perdita di tempo: L’interazione con molteplici flag e widget aumenta i tempi necessari per completare una singola operazione.
Confusione operativa: Gli utenti devono memorizzare quali selezioni effettuare in base al contesto, aumentando il carico cognitivo.
Mancanza di formazione adeguata: Gli operatori spesso si trovano a dover apprendere autonomamente l’uso del nuovo sistema, senza un supporto chiaro e strutturato.
Distacco tra decisioni strategiche e operatività quotidiana: Chi sceglie il sistema potrebbe non percepire le difficoltà reali vissute dagli utenti finali.
Il metodo Kaizen, basato sul miglioramento continuo, si pone come un'alternativa pragmatica per ottimizzare i processi aziendali:
Adattamento progressivo: Invece di rivoluzionare il sistema, si apportano miglioramenti incrementali basati sull’osservazione e l’analisi delle inefficienze.
Coinvolgimento attivo degli operatori: Il feedback degli utenti finali diventa il fulcro per indirizzare i miglioramenti.
Flessibilità senza perdere struttura: L’approccio Kaizen bilancia la necessità di automazione con quella di adattabilità.
Raccogliere dati concreti: Effettuare analisi approfondite delle inefficienze introdotte dal nuovo sistema, misurando tempi di lavoro, errori e costi operativi.
Implementare strumenti di feedback strutturati: Creare sondaggi o sessioni di raccolta feedback con gli operatori per ottenere osservazioni pratiche e dettagliate.
Riconsiderare il ruolo dei consulenti: Affidarsi a professionisti con una comprovata esperienza nel contesto aziendale specifico, evitando consulenze focalizzate esclusivamente sul ritorno economico immediato.
L'automazione efficace richiede un equilibrio tra l'adozione delle nuove tecnologie e il rispetto dei processi consolidati, l'adozione di nuove tecnologie non deve significare sacrificare l'efficienza e la coerenza.
La mentalità Kaizen ci ricorda che è sempre possibile migliorare, partendo dalla comprensione delle reali necessità operative e dalla valorizzazione dell'esperienza degli utenti finali.
Mantenere una mentalità Kaizen significa non fermarsi mai, anche di fronte a decisioni difficili, e promuovere costantemente il miglioramento per il bene dell'organizzazione.
(fonte: Microsoft Copilot - Marzo 2025)